Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.
Os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, locais e coisas significativas para a organização ou para o ambiente que a cerca. Três atividades em um sistema de informação produzem as informações de que as organizações necessitam para tomar decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades são a entrada, o processamento e a saída (veja a próxima figura).
A entrada captura ou coleta dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo. O processamento converte esses dados brutos em uma forma mais significativa. A saída transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades em que serão empregadas. Os sistemas de informação também requerem um feedback, que é a entrada que volta a determinados membros da organização para ajudá-los a avaliar ou corrigir o estágio de entrada.
Os sistemas de informação são partes integrantes das organizações. Na verdade, para algumas empresas, como as que fazem avaliação de crédito, sem sistema de informação não haveria negócios.
Os administradores de hoje devem saber como estruturar e coordenar as diversas tecnologias de informação e aplicações de sistemas empresariais para atender às necessidades de informação de cada nível da organização e às necessidades da organização como um todo.
Informação, competitividade e estratégia
Segundo (Rezende e Abreu, 2000), a informação desempenha papéis importantes tanto na definição quanto na execução de uma estratégia. A informação auxilia os executivos a identificar tanto as ameaças quanto as oportunidades para a empresa e cria o cenário para uma resposta competitiva mais eficaz. A informação funciona também como um recurso essencial para a definição de estratégias alternativas. A informação é essencial para a criação de uma organização flexível na qual existe um constante aprendizado.
As organizações estão modificando-se profundamente, invertendo suas pirâmides organizacionais, criando unidades de negócios autônomas, descentralizando decisões e constituindo parcerias. A garantia de sua integração e da manutenção de parâmetros comuns de atuação é dada pela informação, que flui entre suas várias partes.
A eficácia de uma empresa pode ser definida pela relação entre resultados obtidos e resultados pretendidos. Para que uma empresa possa adotar políticas estratégicas eficazes, é necessário que estas sejam baseadas em informação, que passa a ser a principal matéria-prima de qualquer organização.
Da perspectiva de uma empresa, o sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa baseada na tecnologia de informação para enfrentar um desafio proposto pelo ambiente (Laundon e Laudon, 2004). Desta forma, os sistemas de informação são essenciais para qualquer organização (veja a próxima figura). Ter o controle sobre este ambiente é essencial para a qualidade dos serviços prestados pela empresa.
A informação certa comunicada a pessoas certas é de importância vital para a empresa. Para a tomada de decisões, é necessários um cuidado detalhado com a integridade, precisão, atualidade, interpretabilidade e valor geral da informação.
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