É fato que o desenvolvimento das tecnologias da informação trouxe muitas vantagens ao mundo contemporâneo, impulsionando a globalização e influenciando todas as áreas do conhecimento, impondo mudanças nunca antes vistas nos modos de fazer. Relativamente à gestão documental, a sociedade ainda procura respostas para viabilizar a evolução do documento analógico para o digital suprindo questões legais e de preservação da informação. A problemática principal nesta área está relacionada à facilidade de produção e modificação das informações eletrônicas.
Acerca do conceito de informação e sua importância, Silva Filho (2010) diz que:
Informação compreende qualquer conteúdo que possa ser armazenado ou transferido de algum modo, servindo a determinado propósito e sendo de utilidade ao ser humano. Trata-se de tudo aquilo que permite a aquisição de conhecimento. Nesse sentido, a informação digital é um dos principais, senão o mais importante, produto da era atual. Ela pode ser manipulada e visualizada de diversas maneiras. Assim, à medida que a informação digital circula pelos mais variados ambientes, percorrendo diversos fluxos de trabalho, ela pode ser armazenada para os mais variados fins, possibilitando ela ser lida, modificada ou até mesmo apagada.
Tomando por base esse conceito de informação, percebe-se que as organizações necessitam de sistemas de informação para gerenciar seu principal ativo. Embora um sistema de informação possa ser entendido como qualquer sistema que armazena e fornece acesso à informação, seja ele automatizado ou manual, será abordado neste artigo como um sistema que utiliza recursos de tecnologia da informação para processar dados e gerar informação, isto é, como um sistema informatizado.
A partir da prática da gestão documental em órgãos públicos observou-se que são utilizados, na mesma organização, inúmeros sistemas de informação para gerenciar as informações em meio eletrônico, inclusive sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Porém, apesar de seu uso ser indispensável para gerenciar a gama de informações, nem sempre a diversidade de sistemas de informação que, na maioria das vezes não estão integrados, oferece a eficiência necessária à organização na recuperação da informação para o apoio às operações diárias e a tomada de decisão.
A ausência de um sistema de informação abrangente para gerenciamento das informações eletrônicas contribui para o alastramento de sistemas de informação utilizados isoladamente nas diversas unidades de uma organização. Da mesma forma, divergem os gestores, os modelos de dados, os sistemas gerenciadores dos bancos de dados, as plataformas, as linguagens de programação, etc. desses sistemas, dificultando a integração de informações e o estabelecimento da gestão arquivística de documentos eletrônicos.
Todas as unidades de uma organização contam com informações orgânicas encontradas nos seus documentos, nos arquivos eletrônicos produzidos e nos seus diversos sistemas de informação. Os documentos, assim como as informações eletrônicas, na maioria das vezes estão organizados de forma empírica. Do ponto de vista arquivístico, conforme Rousseau e Couture (1998) informação orgânica é aquela produzida, enviada ou recebida em função das atividades-meio e fim de uma organização e que, uma vez registrada, dá origem aos arquivos dessa organização. Informação não-orgânica é aquela produzida fora do contexto de atividades da organização e que, muitas vezes, existe nos locais de trabalho, mas também em bibliotecas ou em centros de documentação.
O tratamento dos documentos oficiais públicos é regido pela legislação brasileira, além de normas institucionais que, juntas, dão as diretrizes para a correta e adequada gestão documental e consequente acesso às informações a curto e longo prazo. Uma vez que as normas de gestão documental para a Administração Pública já existem, cabe estendê-las à gestão das informações eletrônicas por dois simples motivos: primeiro porque o tratamento da informação independe do suporte; segundo porque o gerenciamento correto das informações eletrônicas é um treinamento importante para a produção e uso de documentos digitais.
Para tratar a informação é necessário, antes de qualquer coisa, qualificá-la. É a qualidade da informação que determina sua importância para a organização. Considerar a informação um bem não é uma invenção da Era da Informação e do Conhecimento, mas são as tecnologias da informação que estão revolucionando a noção de valor que se adicionou à informação.
Segundo Hubbard (2010) o método para calcular o valor da informação existe há décadas e consiste num desdobramento da teoria do jogo e da teoria da decisão, em outras palavras, o valor da informação é igual à probabilidade de estar errado vezes o custo de estar errado.
Moresi (2010), por sua vez, acredita que o valor da informação está associado a um contexto e que sua quantificação é relativa, relacionada a juízos de valor que também variam de acordo com o tempo e a perspectiva. Apesar do autor considerar que os valores de uso e troca da informação apenas serão úteis na definição de provável equivalência monetária, apresenta uma equação para cálculo do valor da informação que é igual ao resultado da divisão dos produtos e serviços da organização multiplicados pela qualidade dos mesmos, pelo resultado dos custos multiplicados pelo tempo de resposta.
Segundo Tonini (2010) a dificuldade de mensurar e quantificar os produtos e serviços de informação e documentação deve-se às suas características de intangibilidade e de simultaneidade. A autora apresenta uma fórmula de cálculo do custo da informação a partir da soma dos custos diretos e indiretos de produção e uso, incluindo custo da mão-de-obra e tempo consumido em cada atividade da organização.
Diante do exposto, verifica-se que valorar a informação não é tarefa fácil, além de divergirem as opiniões e as metodologias para sua quantificação e qualificação. Em todos os casos implica num estudo aprofundado dos usos da informação de uma organização, envolvendo a análise quantitativa de custos referentes à implantação e manutenção dos sistemas e a análise qualitativa que irá identificar a contribuição das informações para a tomada de decisões e definição de estratégias institucionais.
Quando, porém, as informações orgânicas e não-orgânicas da organização não atendem a um padrão de produção e tratamento, ficando misturadas, o mais importante e urgente é classificar a informação orgânica com o fim de quantificá-la e qualificá-la no futuro, visando seu gerenciamento. O tratamento da informação não-orgânica, por sua vez, é de responsabilidade de seu produtor.
A redução do volume de bytes e a consequente redução de custos de manutenção está relacionada diretamente à gestão das informações eletrônicas que compreende, entre outras coisas, separação de informações institucionais ou orgânicas de outros tipos de informações ou não-orgânicas, acessibilidade e segurança. Assim, embora o custo de manutenção das informações eletrônicas também não possa ser estabelecido sem um estudo aprofundado, certo é que a gestão adequada das informações, além da conformidade legal e da segurança, proporcionará também a redução de custos.
As tecnologias da informação não mais estão restritas às áreas de informática, estando presentes em todas as áreas do conhecimento e sendo responsável pelo funcionamento total do ciclo de informações das organizações. A dificuldade está, porém, no fato de tais informações estarem separadas, distribuídas em diversas estruturas de sistemas de informação, em múltiplas plataformas e aplicativos. A informação fica no local em que é produzida, muitas vezes isolada. A situação se agrava quando essas informações estão fora de um sistema corporativo, isto é, produzidas e armazenadas aleatoriamente no desempenho diário de atividades diversas. Exemplo disso são as informações armazenadas nos computadores dos usuários e na rede.
Segundo Innarelli (2008, p.26) são três as formas de produção de informações eletrônicas na atualidade, a saber “por meio de sistemas informatizados através de dados contidos em sistemas gerenciadores de bancos de dados (SGBD), por processo de digitalização e/ou diretamente com uso de um software ou sistema específico”.
Santos (2005, p. 117) em sua pesquisa sobre o tratamento de documentos eletrônicos nas instituições públicas de arquivo no Brasil também refere a problemática da dispersão das informações eletrônicas:
A descentralização do armazenamento, pelo uso dos discos rígidos dos computadores setoriais ou disquetes, é uma das grandes dificuldades a ser contornada pelos arquivistas. É necessária uma gestão arquivística que englobe desde a produção documental até a destinação final dos documentos, caso contrário, corre-se o risco de perder informações por meio de atualizações de documentos, utilizados como modelo para novos, ou pelo apagamento completo do documento para liberação de espaço nos suportes de armazenamento.
Diante do exposto, recomenda-se a adoção de padrões com relação à forma de organização e ao local de armazenamento das informações eletrônicas orgânicas com o fim de garantir sua recuperação e preservação. Ao estabelecer o modelo de dados é apropriado utilizar a classificação de assuntos estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ para os documentos da Administração Pública, Resolução nº 14/2001, tal como se utiliza para documentos analógicos, a fim de criar um único padrão, conhecido por todos. Exemplo: I. Nome das pastas: classe/subclasse; II. Nome dos arquivos: assunto ou tipo documental.
Rousseau e Couture em 1998 (p. 68) já recomendavam a elaboração do que chamaram de um sistema integrado de gestão da informação orgânica com o fim de tratar adequadamente os ativos informacionais da organização. Segundo os autores, todas as fases desse sistema são beneficiadas pela classificação e temporalidade dos documentos, visto representar “o elemento estabilizador que permite regular o crescimento exponencial da informação”. Os autores completam ainda dizendo que:
...graças à tabela de seleção dos documentos, a informação será sistematicamente depurada e tratada em função do ciclo de vida que lhe foi atribuído, e os sistemas utilizados serão periodicamente aliviados, acelerando a comunicação da informação pertinente.
Além disso, cabe definir também os locais de armazenamento próprios para as informações orgânicas de modo que sejam facilmente identificadas e localizadas. Assim, considerando que a organização possua uma estrutura de rede, sugere-se que, quando as informações produzidas não integrarem um sistema corporativo específico, sejam armazenadas na rede, no espaço virtual criado para cada setor/atividade. O espaço da rede reservado a cada usuário, bem como o próprio computador do usuário, são locais que podem ser utilizados para armazenamento de informações não-orgânicas ou para backup, embora subentenda-se que as informações em rede contem com uma sistemática de backup. Desta forma, a gestão das informações orgânicas ficaria sujeito ao modelo de dados padrão adotado pela organização e sob responsabilidade do setor de informática no que se refere a segurança. As informações não-orgânicas, por sua vez, seriam de responsabilidade exclusiva dos seus produtores.
Cabe esclarecer que a classificação de informações orgânicas adotada na Administração Pública brasileira é a temática, segundo a qual as informações são classificadas por assunto, os quais encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela organização. São 10 grandes classes de assuntos, subdivididas em subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
No meio eletrônico as classes, subclasses, grupos e subgrupos corresponderiam às pastas e os arquivos aos tipos documentais. O nome dos arquivos também merece a adoção de um padrão visando a rápida e eficiente recuperação das informações. Os padrões de nomeação devem ser definidos de comum acordo entre os usuários de forma a facilitar a identificação do conteúdo informacional dos arquivos e, posteriormente, ser amplamente divulgados. Na nomeação de arquivos deve-se considerar a utilização do menor número possível de caracteres, preferir traço em vez de espaço para separar palavras e utilizar elementos informativos usuais e importantes para a identificação da informação como número, data, interessado e tema.
As informações eletrônicas também necessitam ser classificadas segundo sua sensibilidade, isto é, a necessidade de proteção da informação contra exposição não autorizada, fraude, roubo ou abuso. A propósito, a classificação da informação por níveis de segurança antecede a classificação por assuntos, uma vez que aquela definirá a natureza da informação e, consequentemente, quem pode acessá-la e em que local deve ser armazenada.
A partir do exposto, apresenta-se na Figura 1 um modelo de dados para organização de informações eletrônicas apropriado para a gestão dessas informações nas organizações públicas.
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